Installer son poste pour un télétravail (vraiment) efficace !

Pendant la pandémie, et probablement bien après, de nombreuses personnes travailleront à domicile en télétravail. Voici ce que vous devez faire pour que votre espace de travail à domicile soutienne votre travail – et n’abîme pas votre corps – sur le long terme.

Le travail à domicile n’est pas un phénomène nouveau, mais la pandémie de COVID-19 en a fait une exigence imprévue pour de nombreux employés de bureau et travailleurs intellectuels. Même si la crise du coronavirus finit par s’atténuer, de nombreux employeurs auront découvert qu’ils n’ont pas besoin de grands immeubles de bureaux, et de nombreux employés auront découvert qu’ils n’ont pas besoin d’être au bureau tous les jours ou de passer des heures à faire la navette.

Mais de nombreuses personnes ont mis en place des bureaux à domicile de fortune pour la pandémie, qui ne fonctionneront pas bien à long terme. Outre le fait de disposer du bon équipement, l’installation physique – l’ergonomie de l’espace de travail – est essentielle, notamment pour éviter les microtraumatismes répétés qu’une mauvaise installation peut provoquer. J’ai souffert de tels problèmes de microtraumatismes répétés il y a 20 ans et j’ai évité de justesse une rechute il y a un an, je sais donc ce qu’il faut faire pour retrouver et conserver un état de fonctionnement.

Et les employeurs, notez bien : les TMS vous mettent sur la sellette pour les demandes d’indemnisation des travailleurs et, bien sûr, pour la perte de productivité.

Un espace dédié

L’idéal serait d’utiliser une petite pièce pouvant accueillir un bureau et du matériel informatique et dont la porte peut être fermée pour le besoin essentiel de séparer la vie professionnelle de la vie privée.

La plupart des gens n’ont pas d’espace libre, mais beaucoup de gens peuvent transformer une chambre d’amis en un espace à double usage : un bureau la plupart du temps et une chambre d’amis lorsque les gens viennent en visite. (Un lit Murphy est un excellent moyen de le faire si votre espace et votre budget le permettent.) Un porche fermé, une grande buanderie (ou, pour les Européens, un séchoir), ou même un abri de jardin peuvent également faire l’affaire.

Si vous ne pouvez pas obtenir un espace dédié que vous pouvez séparer du reste de votre vie, essayez de trouver un espace de niche que vous pouvez utiliser et qui est à l’écart du reste du ménage – et eux à l’écart du vôtre – autant que possible.

Une hauteur de travail appropriée

Votre espace a besoin d’un bureau ou d’une table à hauteur de travail. La norme industrielle est de 29 pouces du sol au sommet de la surface de travail. Les personnes de grande taille se débrouillent mieux avec une hauteur plus élevée, et les personnes de petite taille se débrouillent mieux avec une hauteur plus basse. De nombreux bureaux et tables sont réglables en hauteur, généralement par les pieds.

Mais cette norme industrielle est basée sur l’écriture sur papier, et non sur l’utilisation d’un clavier et d’une souris. C’est pourquoi les plateaux de clavier se retirent sous la surface de travail et sont généralement inférieurs d’un ou deux pouces à la hauteur du bureau ou de la table. Si vous avez de la place pour un plateau pour clavier et souris (il doit être assez large pour les deux !), procurez-vous en un. Sinon, pensez à abaisser votre bureau à la hauteur du plateau ; si vous écrivez également sur du papier, vous pouvez obtenir une surface d’écriture (comme une planche à découper fine) pour travailler au stylo et au papier.

Vous savez que votre plan de travail est à la bonne hauteur si, lorsque vous êtes assis bien droit, vos avant-bras sont parallèles au sol et que votre poignet n’est pas plié vers le haut ou vers le bas lorsque vous tapez ou que vous utilisez la souris. La surface supérieure de votre poignet doit être essentiellement dans le même plan que le haut de votre avant-bras, vos doigts étant légèrement inclinés vers le bas en direction du clavier. Plier les poignets pendant de longues périodes est un moyen facile de se blesser.

Une hauteur de moniteur appropriée

Procurez-vous un grand écran (peut-être deux) pour votre bureau à domicile – comme vous le feriez au bureau de l’entreprise. J’ai eu de la chance avec les moniteurs de 25 à 27 pouces d’Asus et d’Acer, mais toutes les grandes marques proposent des moniteurs de grande qualité. Évitez si possible les moniteurs les moins chers, car ils peuvent entraîner une fatigue oculaire en cas d’utilisation prolongée, en raison de leur résolution plus faible et donc de leur flou accru.

Les résolutions d’affichage sont une véritable soupe d’alphabet, mais recherchez l’une des résolutions suivantes pour obtenir la netteté souhaitée : QWXGA, QHD, WQHD ou 4K UHD. Notez également que le connecteur d’affichage peut limiter la résolution de l’écran ; sur de nombreux ordinateurs, le sous-système vidéo limite la résolution HDMI 1.x à 1920 x 1200 pixels quelle que soit la taille du moniteur, ce qui peut rendre les écrans de 25 pouces ou plus flous. En règle générale, vérifiez les spécifications vidéo de votre ordinateur et procurez-vous un moniteur dont la résolution d’affichage correspond à sa capacité maximale. Pour obtenir la meilleure qualité vidéo, vous voulez des ordinateurs et des moniteurs qui prennent en charge les connecteurs HDMI 2.x, DisplayPort ou USB-C. Comme vous possédez probablement déjà un ordinateur, comme un ordinateur portable professionnel, efforcez-vous d’obtenir un moniteur dont les spécifications correspondent ou dépassent les capacités de votre ordinateur.

Votre écran doit être aligné de telle sorte que si vous regardez droit devant vous lorsque vous êtes assis, vos yeux se trouvent à une hauteur de 25 à 30 % en dessous du haut de l’écran. De cette façon, vous gardez les épaules au même niveau et vous ne risquez pas de vous blesser le dos.

Pour obtenir la bonne hauteur, vous aurez probablement besoin d’une contremarche pour le moniteur – j’en utilise deux, ce qui me donne aussi des étagères pratiques. Un moniteur dont la hauteur est réglable est un plus, bien que vous puissiez toujours avoir besoin d’une contremarche.

Conseil : assurez-vous de mesurer la hauteur souhaitée du moniteur par rapport au plan de travail, afin de savoir quelle est la hauteur nécessaire entre le plan de travail et le support du moniteur pour atteindre l’objectif « le sommet est de 25 à 30 % au-dessus du niveau des yeux ».

Une bonne chaise

Il y a beaucoup de mauvaises chaises qui peuvent vous blesser lors d’une utilisation prolongée de l’ordinateur. Les chaises de salle à manger et les chaises longues, par exemple, sont rarement à la bonne hauteur, et elles ne favorisent pas toujours la posture verticale nécessaire.

Si vous pouvez vous le permettre, procurez-vous un siège de bureau professionnel réglable comme un Aeron, où vous pourrez régler avec précision votre corps et votre espace de travail. Mais ces sièges sont généralement vendus à partir de 600 dollars ; il existe aussi des chaises de bureau beaucoup moins chères (entre 150 et 250 dollars) qui peuvent faire l’affaire. Vous devrez les tester en personne, si possible, car il est impossible de déterminer la forme d’un siège à partir d’une photo sur un site web.

Assurez-vous de vous procurer un siège à hauteur réglable, qui peut rouler, qui offre un soutien lombaire pour le bas du dos et qui, idéalement, est doté d’une assise réglable en inclinaison, en hauteur et en position latérale des bras. Un accoudoir est préférable, mais seulement si vous l’utilisez correctement : Cela signifie que votre avant-bras doit reposer très légèrement sur l’accoudoir ; il ne doit y avoir aucune pression de votre bras sur l’accoudoir. L’accoudoir doit essentiellement rappeler à votre bras de rester dans la bonne position, et non de supporter son poids comme le ferait un siège.

Un bon éclairage

Il est très facile de sous-estimer les effets de votre environnement de travail sur votre capacité à travailler. L’éclairage est souvent un domaine auquel les gens ne pensent pas. Idéalement, vous disposez d’une lumière indirecte suffisante pour éclairer votre espace de travail, afin que vous puissiez facilement lire des documents et voir des objets physiques. L’éclairage aérien est généralement préférable, par exemple par un plafonnier.

Par éclairage indirect, on entend les lumières qui ne se trouvent pas dans votre champ de vision direct ou qui se reflètent sur votre écran. Par exemple, une fenêtre extérieure située derrière ou sur le côté de votre bureau peut créer un éblouissement sur l’écran de votre moniteur lorsque le soleil brille. La lumière naturelle est assez agréable, mais elle est diffusée par des abat-jour ou des rideaux afin de ne pas créer d’éblouissement.

Ne placez pas une lampe juste à côté d’un écran, car vous vous retrouveriez avec des sources de lumière concurrentes et un éblouissement possible. Vous pouvez avoir besoin de lampes pour un éclairage supplémentaire, mais si possible, placez-les de manière à ce qu’elles ne créent pas d’éblouissement sur l’écran du moniteur et ne soient pas dans votre champ de vision direct lorsque vous travaillez sur l’ordinateur.

De même, assurez-vous que la luminosité de votre écran n’est pas trop faible ou trop forte, ce qui peut provoquer une fatigue oculaire. « Trop faible » et « trop fort » sont bien sûr subjectifs, mais une bonne règle de base est que l’intensité de l’éclairage du moniteur doit être juste un peu plus forte que votre éclairage ambiant, et que l’éclairage ambiant doit être suffisant pour lire des documents papier sans lumière supplémentaire.

Une bonne connexion internet

La plupart des zones urbaines et suburbaines disposent d’au moins un fournisseur de services internet à haut débit ; 50 Mbps est la vitesse minimale à laquelle il faut tirer, et plus il y a de personnes qui utilisent l’internet en même temps, plus vous souhaitez obtenir un service à plus haut débit.

La largeur de bande à l’intérieur de votre maison a également son importance. Les meilleures connexions sont les connexions Ethernet filaires, donc si possible, connectez votre ordinateur à votre routeur via un câble Ethernet ; c’est particulièrement important si vous faites de la vidéo ou d’autres travaux nécessitant beaucoup de bande passante. Le Wi-Fi est parfait pour le travail de bureau de base, donc si vous ne pouvez pas connecter votre ordinateur à votre routeur, utilisez le Wi-Fi.

Dans les deux cas, assurez-vous de disposer d’un équipement moderne supportant au moins 100 Mbps pour les connexions câblées (1Gbps est courant depuis des années) et au moins 802.11n pour les connexions sans fil (802.11ac est largement préféré). Presque tous les routeurs Wi-Fi sont bi-bandes, supportant les nouvelles normes comme 802.11ac et 802.11ax (Wi-Fi 6) et les anciennes comme 802.11b/g/n que certains de vos appareils peuvent encore utiliser (comme les anciens téléphones et certains appareils d’automatisation à domicile).

Autres équipements

Vous aurez besoin d’un clavier et d’une souris ou d’un touchpad, bien sûr : Si vous utilisez un moniteur externe, votre ordinateur portable est probablement replié ou couché sur le côté dans une position qui serait difficile à atteindre pour utiliser le clavier et le pavé tactile intégrés. N’importe quel clavier et souris ou touchpad/trackpad est bien tant qu’il réagit au toucher et qu’il n’est pas de la mauvaise taille pour vos mains ou de la mauvaise hauteur pour votre posture. Ceux qui sont sans fil vous épargnent le désordre du câble mais nécessitent une recharge ou un remplacement de la batterie.

Et si vous travaillez dans un espace partagé, vous devriez investir dans un casque pour pouvoir participer à des conférences téléphoniques en ligne avec moins de bruit qui s’infiltre dans votre maison, où d’autres personnes travaillent, dorment, suivent des cours, etc. Les bruits concurrents rendent le travail plus difficile.

Et surtout, ne vous mettez pas un téléphone de bureau ou un téléphone portable dans le cou ! C’est un moyen sûr de pincer un nerf ou de provoquer une tension musculaire. Si vous utilisez un téléphone de bureau traditionnel, procurez-vous un casque conçu pour lui ainsi qu’un adaptateur de 3,5 mm à 2,5 mm afin de pouvoir brancher la fiche du casque du téléphone de 2,5 mm dans la prise audio de l’ordinateur de 3,5 mm. Note : Assurez-vous que votre ordinateur et votre écran et/ou votre station d’accueil prennent en charge l’audio bidirectionnel (micro et casque), et pas seulement la sortie audio.

Vous pouvez utiliser des écouteurs filaires ou sans fil au lieu d’un casque, mais les écouteurs intra-auriculaires peuvent être inconfortables, voire douloureux pour de nombreuses personnes en cas d’utilisation prolongée. De plus, les écouteurs sans fil ont généralement une qualité audio inférieure dans leurs micros, ce qui rend les réunions plus difficiles à comprendre. Les écouteurs sont très bien adaptés à la tonalité, mais si vous êtes en réunion pendant plusieurs heures par jour, utilisez plutôt un casque ou le son de l’ordinateur.

Si vous utilisez un ordinateur portable, une station d’accueil est très utile. Vous pouvez brancher l’ordinateur sur la station d’accueil et laisser toutes les autres connexions tranquilles, puis retirer facilement l’ordinateur portable lorsque vous travaillez ailleurs, par exemple pour un voyage d’affaires ou une visite au bureau. La plupart des ordinateurs portables Windows de bureau ont une option de station d’accueil ; les utilisateurs de MacBook devraient investir dans l’une des stations d’accueil d’OWC.

De nombreuses personnes n’utilisent plus guère de papier, et vous n’aurez donc peut-être pas besoin d’imprimante. Même si mon utilisation personnelle a diminué au fil des ans, je vous recommande de vous procurer une imprimante/copieuse/scanner multifonction pour votre bureau à domicile. Une bonne version laser de Brother ou HP ne coûte que quelques centaines de dollars, et lorsque vous avez besoin d’imprimer, de copier ou de scanner, vous pouvez le faire. (Les versions laser sont beaucoup moins chères à faire fonctionner que les versions à jet d’encre, elles durent des années et ne souffrent pas des problèmes d’encre sèche qui se produisent souvent dans les appareils à jet d’encre rarement utilisés).

Mon imprimante multifonction possède un port de fax pour envoyer et recevoir des fax, je fais donc passer ma ligne téléphonique de bureau par ce port. (L’imprimante peut détecter les fax et envoyer d’autres appels sur le téléphone.) Je ne me souviens pas de la dernière fois où j’ai dû envoyer ou recevoir un fax, mais si c’est le cas, procurez-vous une imprimante multifonctions avec support fax.

Vous pouvez envisager un limiteur de surtension ou, si vous n’utilisez pas d’ordinateur portable, une alimentation sans coupure (UPS). En cas de panne de courant, le matériel informatique est généralement indemne, mais si vous vivez dans une zone orageuse, il y a une petite chance que vous receviez une surtension qui pourrait endommager votre matériel informatique. Une prise de courant avec un dispositif de protection contre les surtensions intégré est une assurance peu coûteuse pour cet événement rare.

Un onduleur est plus difficile à justifier. Si vous avez un ordinateur portable, il a sa propre batterie de secours, donc l’onduleur n’est pas nécessaire. Si vous avez un PC de bureau, un petit onduleur peut vous permettre de gagner suffisamment de temps pour éteindre votre ordinateur en toute sécurité et effectuer les sauvegardes. Un gros onduleur peut vous permettre de travailler pendant une heure ou plus, mais bien sûr, en cas de panne de courant, vous n’aurez presque certainement pas accès à l’internet, de sorte que le besoin est minime.

Je vous recommande d’avoir une sauvegarde informatique. La fonction de sauvegarde et de récupération de Windows 10, tout comme la fonction Time Machine de MacOS, facilite la sauvegarde, alors procurez-vous un disque externe pour l’utiliser. Mais une méthode de sauvegarde encore meilleure consiste à stocker tout votre travail sur un service en nuage comme OneDrive ou iCloud, de sorte que si votre ordinateur est endommagé ou perdu, tout votre travail est facilement accessible depuis un autre ordinateur. Les Mac et les PC Windows conservent par défaut une copie locale du travail stocké dans le nuage, de sorte que si l’internet est coupé, vous pouvez toujours travailler sur vos fichiers ; ils se synchroniseront une fois l’accès internet rétabli. La combinaison du stockage en nuage et d’une sauvegarde physique est la meilleure garantie que vous avez vos fichiers.

Remarque : si vous utilisez OneDrive, veillez à ne pas utiliser la fonction Fichiers à la demande, qui, lorsqu’elle est activée, ne conserve pas un ensemble complet de fichiers sur votre ordinateur mais les extrait du nuage selon les besoins. (Certaines organisations informatiques forcent l’activation de la fonction Fichiers à la demande, auquel cas il peut être plus judicieux de travailler localement).

L’installation du bureau portable du voyageur

Si vous voyagez pour le travail, comme je le fais souvent, vous ne pouvez pas emporter votre bureau à domicile. Mais vous pouvez améliorer l’espace de travail afin de travailler plus efficacement et en toute sécurité avec votre ordinateur portable.

Conseil : l’installation d’un bureau portable peut aussi fonctionner correctement lorsque vous travaillez dans un espace temporaire, comme votre table de cuisine, surtout si vous pouvez aussi ajouter un écran plus grand. Elle fonctionne également si vous ne pouvez pas vous procurer un grand écran et que vous devez utiliser l’écran de votre ordinateur portable dans votre bureau à domicile.

L’élément clé d’une installation ergonomique sur la route est un support de moniteur pliable. (Les tables de lit pliantes fonctionnent bien aussi.) Veillez à en trouver une qui ne soit pas trop épaisse une fois pliée, afin qu’elle puisse tenir dans vos bagages.

Lorsque vous êtes à la réception d’un hôtel ou au bureau de quelqu’un, vous ne pouvez généralement pas choisir votre bureau, votre table ou votre chaise. Et vous n’aurez probablement pas de moniteur externe. Mais vous pouvez régler la hauteur de l’écran de votre ordinateur portable à l’aide d’un support de moniteur pliable. Vous devrez peut-être aussi utiliser des livres ou autre chose pour compléter ce support, selon la hauteur de la table ou du bureau et le type de chaise dont vous disposez. Même si vous ne pouvez pas obtenir une hauteur parfaite, vous pouvez obtenir une meilleure hauteur – et vous devez viser cet objectif.

Pour que cette installation fonctionne, vous aurez besoin d’un clavier et d’une souris de voyage, bien sûr. Les plus minces tiennent mieux dans une valise. N’oubliez pas que si vos périphériques de saisie sont sans fil, vous devez en retirer les piles avant de les placer dans les bagages enregistrés pour un vol. Si les piles de vos appareils ne sont pas amovibles, vous devez les mettre dans votre bagage à main.

J’ai également un petit sac d’adaptateurs lorsque je voyage. Ils comprennent des adaptateurs vidéo, ce qui me permet de brancher à peu près n’importe quel moniteur ou écran de conférence. (Mon MacBook USB-C fonctionne très bien avec un hub vidéo, j’ai donc un adaptateur à transporter au lieu de plusieurs). J’ai également des adaptateurs USB-C vers USB 2.0 au cas où j’aurais besoin d’utiliser une clé USB, le clavier et la souris de quelqu’un d’autre, ou tout autre dispositif externe inattendu pendant ma visite. Comme je voyage parfois à l’étranger, j’emporte également un adaptateur d’alimentation multi-pays qui comprend deux ports USB afin que je puisse charger mon téléphone et ma tablette à partir de la même prise.

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour travailler de chez vous ?

Propos recueillis sur computerworld.com ❤️