Aménager son propre local d’archives ou externaliser son archivage ?

L’archivage physique et numérique des documents est une obligation pour toutes les entreprises. C’est dans cette optique que le chef d’entreprise doit s’assurer que toutes les conditions soient réunies en termes de locaux pour l’archivage des documents. Dans le cas contraire, il est possible d’externaliser l’archivage. Que savoir de ces deux procédés ? Lequel est le plus avantageux pour une entreprise ?

Qu’est-ce que l’archivage ?

D’entrée, il est important de savoir que la loi encadre tout ce qui est archivage de documents dans le domaine public ou privé. Pour un archivage physique, il est important d’avoir un local archives respectant les normes pour une opération réussie. Selon les articles L. 211-1 et 211-4,  L.211-1, modifié par Loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016, article 59, L. 214-3 et 214-4, art. R. 212-4 du Code du patrimoine, il existe de nombreuses législations concernant les archives publiques et privées. Dans les entreprises, il est donc important de s’assurer que toutes les conditions relatives à l’archivage soient respectées afin de ne pas se retrouver face à la loi.

Aménagement d’un local d’archives et les différentes implications

Le stockage des informations n’est nullement l’archivage des informations. Ce dernier suit des principes et des règles précises. C’est la raison pour laquelle il existe des normes à suivre en termes de locaux, de mobiliers et autres servant à l’archivage des informations. Pour un archivage au sein de l’entreprise, il faut créer une salle d’archives respectant certaines normes.

En premier, il faut une pièce d’une surface de 200 m2 au maximum. Le local archive doit avoir une porte d’au moins 1 m de largeur. En outre, la salle doit avoir comme largeur minimum de circulation entre les allées des rayonnages, une distance de 0,80 m. La largeur minimale entre les allées de circulation perpendiculaires pour le rayonnage salle d’archives doit être de 1,20 m. En plus, la résistance au sol doit être de 1300kg/m2 et de 900kg/m2 respectivement pour les rayonnages mobiles et les rayonnages fixes.

Il est aussi important de veiller aux conditions climatiques de la salle d’archives normes afin que les documents qui y seront stockés ne soient pas détruits. C’est la raison pour laquelle par exemple, pour l’archivage des papiers, la salle d’archivage doit avoir une température de 18 °C et un taux d’humidité compris entre 45-55 %.

Il y a en outre les conditions d’éclairage de la salle d’archivage. Les locaux d’archivage ne doivent pas être trop exposés à une lumière forte. Il est conseillé d’opter pour des pièces dotées d’ouvertures qui ne dépassent pas le dixième de la façade du sol. Concernant l’éclairage artificiel, il est important de ne pas dépasser les 150 lux comme puissance. Ces lumières doivent être dans les allées et non au-dessus des étagères des archives. En plus de cela, il faut considérer la qualité des matériaux des box d’archives.

Faire recours à un local archives réglementation demande d’avoir de l’espace au sein de l’entreprise et le respect de nombreuses normes.

Quels avantages à externaliser son archivage ?

L’archivage des documents et informations professionnelles dans une entreprise est des obligations légales. Ainsi, les documents archivés doivent prendre en compte les durées minimales imposées par le législateur. Cependant, il arrive que certaines entreprises n’aient pas la possibilité de réaliser un archivage interne des informations.

Cette situation peut être due au fait qu’il n’y ait pas assez d’espace pour réaliser un aménagement salle d’archives avec toutes les obligations et normes requises. Ensuite, il peut être question d’un manque de ressources pour réaliser des locaux adaptés. C’est dans cette optique qu’il est préférable de faire appel à un prestataire externe pour l’archivage des documents. Ce prestataire doit avoir des locaux qui respectent toutes les normes en vigueur. Il s’assure d’un transfert sécurisé des informations de l’entreprise vers un local adapté. Il est aussi responsable d’un archivage numérique des informations, ce qui permet aux collaborateurs d’avoir accès aux informations dont ils ont besoin en temps réel grâce à des logiciels certifiés, sans avoir à se déplacer.

Faire une évaluation en fonction des ressources de l’entreprise

La problématique de l’archivage est réelle au sein des entreprises. Pour choisir entre la solution d’archivage interne et celle d’archivage externe, il est important de faire des réflexions mûries et de prendre de bonnes décisions.

C’est la raison pour laquelle le directeur d’entreprise évalue les ressources matérielles, physiques et financières de l’entreprise en termes de la conception d’une salle d’archives. Si les conditions sont réunies pour le faire et ne pas avoir de pertes, le chef d’entreprise peut prendre la décision de construire ou d’aménager un local archives réglementation incendie.

Dans le cadre où selon les évaluations internes, le fait de faire recours à un prestataire externe est plus économique pour l’entreprise, les responsables prendront aussi des décisions en conséquence. Cependant, le directeur d’entreprise devra recevoir des devis d’archivage auprès des prestataires externes, ce qui lui permettra de faire un bon choix. Il pourra ainsi décider avec son équipe s’il devra construire un local avec les caractéristiques d’un dépôt d’archives ou non.

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