Les 5 clés de la gestion de projet en logistique

Introduction à la gestion de projet

La gestion de projet est l’une des activités les plus courantes et les plus importantes dans une entreprise. Il n’y a pas d’organisation qui, au fil du temps, n’ait pas un bon nombre de projets à mettre en œuvre afin de s’améliorer et d’être plus productif. La fonction logistique ne fait pas exception. Bien au contraire. Nous sommes plongés dans un développement continu de nouveaux projets, accéléré par le fait qu’il s’agit d’un domaine très dynamique qui exige de l’innovation tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

La gestion de projet s’étend à tous les départements qui composent une organisation. Et la plupart du temps, ils sont transversaux, c’est-à-dire qu’ils touchent généralement plus d’un département et impliquent des groupes de personnes provenant de différents secteurs de l’entreprise.

L’objectif de toute gestion de projet est d’accroître l’efficacité de l’un des nombreux processus qui se déroulent dans une entreprise. Il peut également s’agir de mettre en œuvre un nouveau processus ou un nouveau produit. Dans les deux cas, il est essentiel de gérer les projets de manière efficace afin d’atteindre les objectifs fixés. Avoir les bons collaborateurs pour gérer les nouveaux projets est essentiel. A défaut d’avoir les compétences en interne, il peut être utile de se faire accompagner d’un cabinet de recrutement logistique spécialisé pour aller chercher les talents sur le marché.

Quelles sont les caractéristiques d’une bonne gestion de projet logistique ?

• Analyse de la valeur : elle consiste à évaluer le nombre maximum d’alternatives à chaque solution à adopter et leur rapport coût/bénéfice, y compris la prise en compte du coût opérationnel de chacune d’entre elles. Avec le calendrier du projet, l’analyse de la valeur sera à l’origine du calendrier financier.
• La planification : « quoi », « combien » et « comment » doit être fait. Déterminer la marche à suivre et les méthodes d’exécution d’un projet, c’est réfléchir pour éviter de se tromper.
• Calendrier : fait référence au « moment » où ce qui a été planifié doit être réalisé.
• Contrôle : Cette phase vise à empêcher les différentes activités de s’écarter de la qualité, de la quantité, du coût et du délai prévus.
• Qualité : cette phase sert à répondre aux besoins de l’utilisateur à un coût minimal et dans les délais prévus.

Pour planifier un projet, nous devons prendre en compte les étapes clés suivantes.

Nos 5 conseils pour la gestion de projet

I – Définir l’objectif du projet

Tout projet, qu’il soit petit ou grand, bénéficiera de la mise en place d’un plan. Il est donc nécessaire, dès le départ, de connaître la faisabilité du projet. Il est important de savoir avant d’entamer et / ou de poursuivre les étapes suivantes, un business plan a été réalisé. Celui-ci doit définir si l’entreprise est économiquement rentable pour réaliser le projet, s’il est économiquement viable, que l’entreprise dispose du personnel adéquat et qu’il répondra aux attentes du client ou de l’entreprise. Le bilan prévisionnel doit être élaboré de manière réaliste.

II – L’élaboration du plan

Planifiez une série de tâches et coordonnez-les de manière à ce que le plan progresse étape par étape, et de manière logique, vers l’achèvement du projet.

• Définir la principale unité de travail à réaliser, en tenant compte du plan, de la structure et des spécifications de l’avant-projet.
• Déterminez le temps nécessaire à la réalisation de chaque phase du projet.
• Déterminez la séquence que les différentes phases du projet doivent suivre.
• Déterminez le temps et les coûts de chaque phase du projet.
• Déterminer les besoins en personnel.
• Déterminer les normes et les procédures standard à suivre pendant le développement du projet.
• Établir les lignes directrices et les détails d’un plan d’urgence et d’une évaluation des risques, afin de garantir la qualité du travail, la disponibilité du budget et le calendrier établi.

III – Démarrage du projet

Lorsque le projet démarre, le personnel affecté au projet doit être orienté vers trois grands types d’activités :

• Suivi de l’avancement de chaque phase du projet, grâce à des examens réguliers et à une communication constante avec les superviseurs.
• Rapports d’avancement internes sur la qualité, le budget et le respect du calendrier pour chaque phase.
• Un échange entre la direction de l’entreprise, le chef de projet et les superviseurs chargés de la gestion quotidienne des activités du projet.

IV – Achèvement du projet

Avant de lancer le projet, il faut disposer de tous les détails concernant la fabrication, le calendrier, la main-d’œuvre, etc. :

• Tests : tous les équipements utilisés dans le cadre du projet doivent être testés pour s’assurer qu’ils fonctionnent.
• Documentation : assurez-vous que tous les manuels sont accessibles à tous les employés, aux superviseurs et aux gestionnaires de l’usine.
• Dotation en personnel : assurez-vous que le département des ressources humaines ait recruté les bonnes personnes.
• Équipe : une fois le projet terminé, les membres de l’équipe doivent être réaffectés à un autre poste au sein de l’entreprise.
• Évaluation du personnel : des rapports sur les performances de chaque membre de l’équipe doivent être préparés.
• Évaluation du projet : rapport sur la planification, la mise en œuvre et l’achèvement du projet.
• Communication avec la direction : un bilan doit être soumis aux supérieurs sous forme de présentation orale et visuelle.

V – La gestion des problèmes

Les projets sont planifiés avec l’intention de réaliser les tâches comme prévu.

Voici quelques-uns des problèmes qui peuvent survenir au cours du projet et qui doivent être géré par le chef de projet.

• Retards de calendrier : si le projet est retardé par un fournisseur qui n’a pas respecté les délais, nous pouvons être en position de force pour renégocier les termes du contrat. Si le contractant ne respecte pas les exigences de qualité ou les délais, il sera tenu de payer une pénalité.
• Coûts supplémentaires : l’augmentation du coût des matériaux, sur lesquels vous n’avez aucun contrôle, fera augmenter le budget total.
• Dépassement de budget : s’il n’y a pas d’autre option, envisagez de réduire le projet, à moins que l’entreprise ne puisse absorber les coûts supplémentaires.
• Perte de qualité : lorsque les matériaux et les fournitures de finition ne répondent pas à la qualité requise, il peut être nécessaire d’envisager des alternatives.
• Date limite : lorsque la date limite est dangereusement proche, il peut être nécessaire de demander des fonds supplémentaires.
• Différences d’opinion : il incombe au chef de projet de résoudre les différences d’opinion sur tout aspect du projet.