Tout savoir sur le Knowledge Mangement

Le Knowledge Management, ou Gestion des Connaissances en français, est le processus interdisciplinaire de création, d’utilisation, de partage et de maintenance des informations et des connaissances d’une organisation. Il s’agit d’une stratégie à multiples facettes visant à utiliser au mieux les actifs de connaissances de l’organisation afin d’atteindre des objectifs commerciaux tels que le renforcement de l’avantage concurrentiel, l’amélioration des performances, la stimulation de l’innovation, le partage des connaissances et l’amélioration continue de l’organisation.

Les systèmes de gestion des connaissances (Knowledge Management System) font donc partie du processus d’apprentissage organisationnel, bien qu’ils soient davantage axés sur la gestion stratégique des connaissances en tant qu’actif commercial partageable. L’objectif principal de la gestion des connaissances est de mettre en relation les personnes qui recherchent des connaissances au sein d’une organisation avec celles qui en possèdent, dans le but ultime d’accroître le niveau de connaissances global de l’équipe et de l’organisation.

Quatre objectifs du Knowledge Management contribuent à atteindre ce but. Ces objectifs sont les suivants : améliorer le processus de saisie des connaissances, rationaliser et améliorer l’environnement des connaissances, accroître l’accès aux connaissances de l’organisation et maintenir les connaissances comme un atout pour l’organisation.

Pourquoi s’intéresser au Knowledge Management ?

La gestion des connaissances est le processus consistant à collecter, partager, maintenir ou gérer et déployer plus efficacement les connaissances organisationnelles. En tant que discipline, la gestion des connaissances reconnaît trois formes fondamentales de connaissances : les connaissances explicites, les connaissances tacites et les connaissances implicites.

Les connaissances explicites sont des compétences ou des informations qui peuvent être facilement comprises, articulées et partagées avec d’autres. La connaissance explicite est également appelée connaissance formelle ou connaissance codifiée. Un exemple de ce type de connaissance codifiée est le manuel d’une entreprise ou un manuel de procédure – une information suffisamment connue pour être enregistrée et conservée facilement.

En revanche, la connaissance tacite est plus difficile à articuler, à comprendre et à partager avec les autres. En général, les connaissances tacites comprennent des choses comme la pensée novatrice, la capacité d’intuition et de compréhension de la signification du langage corporel spécifique à l’industrie, ou la façon dont l’esthétique fonctionne dans une verticale.

Il existe également des connaissances implicites, une troisième catégorie de connaissances. Il s’agit d’un type hybride, en ce sens qu’elle peut être codifiée d’une manière que la connaissance tacite ne peut pas l’être, mais elle ne l’a pas encore été. La connaissance implicite peut être enseignée, mais elle n’a pas encore été saisie de la bonne manière.

Il existe une autre façon de catégoriser les types de connaissances pour mieux définir la gestion des connaissances :

• Les connaissances conceptuelles décrivent des systèmes et des perspectives.
• La connaissance attendue est liée à des hypothèses, des attentes ou des jugements sur des choses.
• Les connaissances factuelles sont des données observables, mesurables et vérifiables.
• Et enfin, la connaissance méthodologique est liée à la résolution de problèmes et à la prise de décision.

Avantages des systèmes de gestion des connaissances

Une communication plus approfondie, plus riche et plus transparente est l’un des avantages des systèmes et outils de gestion des connaissances. Ce type de communication est essentiel pour promouvoir la réussite de la recherche et du développement, par exemple.

Les systèmes de gestion des connaissances brisent les silos de données et permettent à un plus grand nombre de travailleurs d’une organisation de faire plus avec les connaissances institutionnelles.

Une meilleure communication au sein de l’organisation tend également à se traduire par une meilleure capacité à communiquer la valeur de la marque, du service et du produit à l’extérieur. La gestion des connaissances aide également les organisations à protéger le capital intellectuel, en tirant le meilleur parti de la base de connaissances qui existe déjà.

Une meilleure connaissance de la situation est un autre avantage de l’utilisation d’un système de gestion des connaissances. Afin de prendre des décisions commerciales intelligentes, les organisations doivent connaître tous les détails importants d’une situation donnée. La gestion des connaissances permet une meilleure connaissance de la situation en mettant plus d’informations à la disposition d’un plus grand nombre de décideurs en temps utile.

Il est possible de mettre en œuvre des systèmes de gestion des connaissances à l’échelle de l’entreprise dans de nombreux secteurs verticaux. L’aspect de cette mise en œuvre peut varier en fonction de la taille de l’entreprise, du secteur d’activité et d’autres facteurs. Des exemples hypothétiques de systèmes de gestion des connaissances peuvent éclairer ce point.

Par exemple, pour les organisations plus jeunes ou plus petites, la gestion des connaissances est souvent importante pour consolider un avantage sur un marché concurrentiel, en permettant un meilleur stockage et une meilleure codification des connaissances internes dès le départ. Les organisations plus grandes et même mondiales utilisent la gestion des connaissances pour prendre des décisions plus intelligentes le plus rapidement possible, en tirant leur propre avantage.

Intelligence économique et gestion des connaissances

Les organisations utilisent le processus d’intelligence économique et ses technologies et stratégies pour analyser les données actuelles et historiques. L’objectif de cette analyse est de fournir un avantage concurrentiel et de renforcer le pouvoir de décision stratégique.

La gestion des connaissances partage ces objectifs, mais se concentre non seulement sur les données de l’entreprise, mais aussi sur l’ensemble des connaissances organisationnelles.

Outils et technologies de Knowledge Management

Les outils et technologies de Knowledge Management ont tendance à se répartir en plusieurs catégories. Les logiciels de gestion des connaissances facilitent le partage d’informations et la collaboration au sein de l’organisation. Ce type d’outil de gestion des connaissances comprend des applications de communication, des systèmes de gestion des documents et d’autres logiciels de partage des documents. Les systèmes de flux de travail, de gestion de documents et de gestion de contenu sont également des outils de gestion des connaissances car ils permettent les processus de maintenance et de partage de l’information.

Les technologies pour les réunions virtuelles et les plates-formes d’apprentissage en ligne sont également des outils de gestion des connaissances numériques qui peuvent aider les organisations à partager des connaissances – en particulier des connaissances plus difficiles à codifier.

Enfin, les outils de stratégie de gestion des connaissances tels que les ontologies aident à coder le sens lorsque les utilisateurs tentent de passer au peigne fin les informations organisationnelles. Pour attribuer à l’information la signification correcte et la cataloguer afin qu’elle puisse être utilisée, il est essentiel de disposer des bonnes technologies sémantiques.

Gestion des données et gestion des connaissances

Les sphères de la gestion des connaissances en matière d’information sont souvent confondues, mais elles ne sont pas exactement les mêmes. La gestion des données ou de l’information se rapporte à un cycle d’activité au sein d’une organisation, plutôt qu’à l’ensemble de la vie de l’organisation.

Plus précisément, la gestion de l’information concerne la manière dont l’organisation acquiert l’information, auprès de qui l’information est acquise, comment cette information est stockée et distribuée, et finalement comment l’information est soit stockée soit détruite. En d’autres termes, la gestion de l’information est uniquement axée sur les informations de données numériques. La gestion des connaissances se concentre sur l’ensemble des connaissances organisationnelles, y compris les connaissances explicites, tacites et implicites concernant la culture d’entreprise et d’autres actifs non liés aux données.

Bonnes pratiques de Knowledge Management

Pour les entreprises qui cherchent à mettre en œuvre des solutions plus intelligentes de gestion des données et des connaissances, il est sage de garder à l’esprit les meilleures pratiques en matière de gestion des connaissances. En général, deux stratégies opposées de gestion des connaissances, le push vs pull, décrivent la manière dont les organisations s’engagent dans le processus. Une stratégie « push » met l’accent sur le partage actif des connaissances sans demande, tandis qu’une stratégie « pull » se concentre uniquement sur le transfert de connaissances selon les besoins.

Au-delà de cela, une gestion efficace des connaissances repose sur les meilleures pratiques dans quatre domaines : la gestion du contenu, la localisation de l’expertise, les leçons apprises et les communautés de pratique, également appelées « CoPs ».

La gestion de contenu d’entreprise signifie rendre toutes les informations et données organisationnelles facilement disponibles et conviviales. Le contenu doit être facilement accessible via des portails, des tableaux de bord et des systèmes de gestion de contenu ou CMS. Le contenu doit être consultable, bien indexé et lié à des informations externes pour une expérience d’information continue.

La localisation de l’expertise signifie savoir qui comprend les points sensibles d’une organisation, qui a l’expertise nécessaire pour y faire face, et comment et où trouver ces experts. Les connaissances ne pouvant pas toujours être codifiées, les experts peuvent être la seule source de certaines informations importantes pour votre organisation.

Savoir quand cela est vrai et comment le trouver fait partie des meilleures pratiques de gestion des connaissances. Les stratégies de localisation des experts peuvent inclure l’identification des compétences parmi les employés existants dans une base de données, soit en permettant aux employés de s’identifier, soit par l’analyse algorithmique des CV, des communications électroniques ou d’autres données.

Une base de données des enseignements tirés saisit les connaissances opérationnelles et les rend accessibles. Au lieu de laisser ce type de connaissances quotidiennes de côté, la meilleure pratique consiste à saisir activement les connaissances sous la forme de mesures, d’études de cas et autres, et à tenter de les codifier dans une base de données.

Il s’agit d’une mesure visant en partie à éliminer le problème qui se pose lorsque des travailleurs expérimentés quittent leur poste et créent un fossé de connaissances. C’est également une reconnaissance du fait qu’il peut y avoir plus d’une « meilleure » pratique dans une situation donnée, et donc, au lieu de cela, de multiples leçons apprises comme guide.

Les communautés de pratique ou CoPs font référence à de petits groupes au sein d’une organisation qui se rassemblent pour discuter ou partager des connaissances. Ces groupes d’apprentissage social sont comme des refroidisseurs d’eau virtuels pour les grandes organisations et aident à la création de connaissances, au transfert de connaissances et aux processus de gestion des connaissances.

Comment mettre en place un processus de gestion des connaissances ?

Chaque processus de gestion des connaissances est unique, mais certaines caractéristiques sont communes à la plupart des scénarios. Dans la première étape de la gestion des connaissances pour la plupart des organisations, les décideurs décideront comment déployer les nouvelles technologies pour utiliser plus efficacement les connaissances et les informations organisationnelles. C’est pourquoi les technologies de l’information sont si essentielles à la saisie de la gestion des connaissances.

Lors de l’étape suivante, il est important d’évaluer comment la culture organisationnelle et l’équipe des RH peuvent et doivent intégrer les aspects culturels et humains des connaissances de l’entreprise dans le système. En d’autres termes, quel que soit le degré de progrès ou d’avancement technologique d’une organisation, si elle ne planifie pas les aspects humains et culturels de la création et de la gestion des connaissances, des informations essentielles seront perdues.

Les préoccupations spécifiques dans ce domaine comprennent la manière dont la culture organisationnelle récompense le partage des connaissances et des informations. Dans certaines situations, la culture de l’organisation peut nécessiter un enrichissement ou une modification dans ce domaine, comme l’ajustement du régime de compensation pour récompenser le partage d’informations. Cela pourrait également inclure l’adoption de systèmes plus conviviaux et de ressources de gestion des connaissances.

Enfin, la gestion du contenu et la taxonomie de l’information constituent la dernière étape critique du processus de gestion des connaissances. Cette étape est essentielle pour garantir que l’information est récupérable, bien comprise et décrite, et connue dans toute l’entreprise.

Conclusion

Les organisations doivent aujourd’hui faire face à des documents internes volumineux, à des informations propriétaires précieuses et à un véritable monde de données provenant de l’extérieur, qu’elles soient structurées ou non. Cela signifie qu’il est absolument nécessaire d’organiser, de taxonomiser et, à terme, de récupérer ces données – c’est là qu’entrent en jeu l’apprentissage automatique et de puissantes analyses de données. Les avantages de la gestion des grandes données et des connaissances sont désormais importants pour les entreprises de toute taille.