Comment travailler à distance et pourquoi c’est important ?

Le télétravail et le travail à distance ont ouvert les portes des possibilités pour les grandes entreprises d’aujourd’hui. Pour de nombreux employés, le lieu de travail du futur est très différent de ce qu’il était auparavant mais pour rester productif il faut organiser sa routine télétravail avec précaution.

Fini les cubicules et la routine du 9 à 5 au bureau. Désormais, les espaces de travail peuvent être aussi variés qu’un bureau à domicile, votre café préféré ou même un espace de coworking moderne.

Tout cela est possible grâce au télétravail, ou la pratique du travail à domicile à l’aide d’une connexion Internet Wi-Fi, de la messagerie électronique et d’appareils téléphoniques.

Les systèmes téléphoniques pour bureaux à distance et d’autres tendances en matière de communication d’entreprise ont permis au télétravail d’augmenter de 159 % entre 2005 et 2017 aux États-Unis.

Mais l’épidémie de COVID-19 va pousser une nouvelle vague mondiale de programmes de télétravail – et rapidement.

L’adoption d’initiatives de travail à domicile, selon les experts, pourrait permettre aux employeurs américains d’économiser plus de 30 milliards de dollars par jour pendant la crise.

Votre entreprise est-elle donc prête à proposer des modalités de travail flexibles ? Qu’il s’agisse d’une solution temporaire ou d’un objectif futur, ce guide couvre tout ce que vous devez savoir, notamment :

Le pour et le contre du télétravail

Le télétravail permet aux employés de travailler à distance plutôt qu’au bureau.

À la différence du travail indépendant, ce mode de travail s’effectue entre un employeur et ses employés dans des départements de l’entreprise comme :

• Ventes
• Marketing
• Médias sociaux
• Service clientèle
• Comptabilité
• Ingénierie
• Design
• Technologies de l’information

Vos employés peuvent être des travailleurs à distance à temps plein ou à temps partiel. Et ils peuvent avoir des heures de travail variées ou travailler selon un horaire fixe.

Alors pourquoi devriez-vous envisager de passer à un environnement de travail flexible ? Passons maintenant en revue les principaux avantages et inconvénients du télétravail.

Avantages du télétravail

Le télétravail profite à la fois à votre entreprise et à vos employés. Les principaux avantages du télétravail sont les suivants

• Une plus grande satisfaction des employés
• Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
• Une plus grande flexibilité pour les soignants
• Réduction des coûts opérationnels
• Réduction des dépenses des employés
• Une productivité accrue
• Aucun déplacement et une empreinte carbone réduite

Une enquête a révélé que 45 % des employés considéraient les trajets domicile-travail comme le pire moment de leur journée de travail. Mais les télétravailleurs troquent les embouteillages des heures de pointe contre le confort de l’autoroute virtuelle.

Les employés se réveillent prêts à vérifier leurs e-mails sur leur smartphone, à ouvrir leur ordinateur portable pour créer des listes de tâches et à se mettre au travail dès que possible.

Les employés qui ne pratiquent pas le télétravail peuvent arriver en retard au travail à cause des embouteillages. Ils devront ensuite lutter contre les distractions sur le lieu de travail, les bavardages à la fontaine d’eau et les réunions inutiles. Le résultat ? Une productivité moindre.

Cependant, il y a quelques inconvénients aux options de télétravail que vous devez prévoir.

Inconvénients du télétravail

Bien qu’ils soient faciles à surmonter, les obstacles les plus pressants au télétravail sont les suivants :

• La nécessité de disposer de la bonne technologie pour être efficace
• Un ensemble différent de distractions à la maison
• Les problèmes de sécurité
• Le manque de communication en face à face
• Le risque de favoritisme
• Possibilité de se sentir déconnecté
• Difficulté à superviser sans les bons protocoles

La mise en place des bonnes politiques avant de commencer le télétravail permettra de minimiser ces inconvénients, comme nous l’avons abordé dans le guide mentionné précédemment.

Alors, comment fonctionne la magie du télétravail ?

Comment fonctionne le télétravail

Le télétravail permet aux entreprises modernes de créer, de communiquer et de collaborer sans se trouver au même endroit.

Diverses forces du marché, autres que COVID-19, sont à l’origine de l’essor du télétravail. Ainsi, les emplois en télétravail deviennent plus faciles à mesure que ces outils s’améliorent :

L’espace de travail mobile

Vous pouvez trouver du Wi-Fi presque partout. Et 59 % des professionnels utilisent au moins trois appareils pour travailler, dont des ordinateurs portables et des smartphones, comme nous l’avons appris dans notre rapport sur la communication d’entreprise.

Un « troisième lieu » mobile permet donc aux employés de travailler en dehors du bureau et de leur domicile.

Les tiers lieux comprennent les cafés, les bibliothèques, les restaurants et les espaces de coworking. Un espace de coworking est un espace de bureau partagé où les télétravailleurs paient au mois ou à la journée. Outre les avantages sociaux, ils ont également accès à un bureau, à l’internet et à d’autres commodités.

Outils de gestion de projet virtuel

Les gestionnaires de projet virtuels veillent à ce que les produits livrables de votre équipe soient organisés et sur la bonne voie.

Les chefs d’équipe créent des tâches dans un gestionnaire de projet basé sur le cloud comme Trello, Asana ou Basecamp, par exemple. Chacun a accès à tous les détails, délais et documents dont il a besoin, à tout moment et en tout lieu.

Les employés en télétravail utilisent l’hébergement de fichiers dans le nuage, comme Dropbox ou Google Drive, pour enregistrer, synchroniser et partager leur travail avec l’équipe. Les membres de l’équipe peuvent ensuite collaborer dans un seul et même fil de discussion – fini les longues chaînes d’e-mails !

Les employés désignés reçoivent des notifications pour les mises à jour et les étapes importantes afin que rien ne leur échappe.

Canaux de communication

Les outils de communication permettent à vos employés de s’informer et de collaborer sans se trouver au même endroit. Ils peuvent même être plus efficaces que les réunions en personne. Et ils sont certainement plus économiques que les voyages d’affaires.

Les employés peuvent s’envoyer des messages rapides en utilisant la même application. Les fils de discussion permettent d’organiser tous les commentaires dans des canaux distincts pour différents types de messages.

Ainsi, vous pouvez avoir des canaux pour des clients spécifiques, des discussions non professionnelles et des messages directs privés pour des membres individuels de l’équipe.

L’équipe reste ainsi connectée malgré les fuseaux horaires ou les codes postaux qui la séparent.

Pourquoi le télétravail est important

Vous cesserez de mettre le télétravail en veilleuse lorsque vous saurez qu’il peut aider votre entreprise :

1) Économiser de l’argent

Saviez-vous que les bureaux sont vacants 50 à 60 % du temps ? Et pourtant, vous payez encore la location d’un espace de bureau entier pour votre personnel.

La même enquête indique également que ~60% des employés de bureau passent un temps excessif à chercher des salles de conférence. C’est fou !

Le télétravail vous permet de réduire vos effectifs et de trouver un bureau plus petit et moins coûteux (si tant est que vous en ayez besoin). Vous pouvez également quitter une grande zone métropolitaine où les loyers sont élevés. Et vous dépenserez moins en fournitures de bureau.

C’est pourquoi les statistiques montrent que les employeurs économisent en moyenne 11 000 dollars par an et par télétravailleur à mi-temps.

De plus, un pourcentage surprenant de 25 % des employés accepterait une réduction de salaire de 10 % pour avoir la possibilité de travailler à distance. Par conséquent, le fait d’embaucher davantage de télétravailleurs peut également réduire votre masse salariale.

En plus d’économiser de l’argent, vos télétravailleurs peuvent également vous aider à gagner plus.

2) Augmenter la productivité des employés

Si vous pensez que les télétravailleurs restent assis en pyjama et jouent à des jeux vidéo toute la journée, vous avez tort.

Un environnement de travail personnalisé, exempt de distractions et de politique de bureau, crée des employés efficaces. Il suffit de vérifier ces faits :

• Plus de 90 % des employés se sentent plus productifs lorsqu’ils travaillent chez eux.
• Les équipes de travail à domicile effectuent quatre heures de travail de plus par semaine que leurs homologues en entreprise.
• 85 % des entreprises ont constaté une augmentation du rendement des employés après avoir adopté le télétravail.
• 50 % des travailleurs à distance ont pris moins de jours de maladie.

3) Attirer les meilleurs talents du monde entier

Sans code postal limitant votre recherche d’emploi, vous pouvez ouvrir des postes à des candidats du monde entier. Non seulement vous élargirez vos choix, mais vous serez également en mesure de travailler dans des fuseaux horaires différents.

Le travail à distance est l’un des avantages les plus recherchés qu’une entreprise puisse offrir. Maintenant :

Plus d’un tiers des employés préféreraient des options de travail flexibles à un titre ou un rôle prestigieux.
80 % de la main-d’œuvre américaine refuserait un emploi sans flexibilité du travail.
Les milléniaux classent la flexibilité plus haut que des avantages tels que le remboursement des prêts étudiants et des frais de scolarité.
La meilleure nouvelle encore est qu’une fois que vous avez attiré des employés avec le télétravail, ils ont tendance à rester.

4) Favoriser la fidélisation des employés

Quel est le meilleur moyen non monétaire de garder votre personnel ? Plus de 75 % des employés citent les horaires flexibles et le travail à distance.

Les télétravailleurs ont 57 % plus de chances que la moyenne des employés de se déclarer très satisfaits de leur travail. Or, une plus grande satisfaction au travail peut réduire le taux de rotation des employés et favoriser leur fidélisation.

Cela peut s’expliquer par le fait que 80 % des télétravailleurs subissent un stress professionnel nul ou « modéré » pendant la semaine. Et 82 % font état d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Mais ces résultats ne sont possibles que si vous suivez les meilleures pratiques de télétravail.

Meilleures pratiques en matière de télétravail

Les entreprises doivent créer une base solide pour que leurs équipes s’adaptent bien au travail à distance. Cela implique de mettre en place les bons outils et processus. Pour ce faire, il faut

1) Choisissez la bonne technologie en nuage

Faites des recherches et expérimentez les logiciels de télétravail basés sur le cloud pour voir quels outils répondent aux besoins de votre entreprise.

Au minimum, vos employés à distance ont besoin de :

Un accès internet sécurisé. Les documents et les données sensibles de l’entreprise auront besoin d’une sécurité et d’une protection de haut niveau.
Un outil de gestion de la relation client (CRM) pour suivre les interactions et permettre aux employés de travailler à distance.
Des outils de gestion de projet tels que Basecamp, Trello ou Asana pour créer, suivre et organiser les affectations et les échéances.
Des canaux de communication, tels que Nextiva. Participez à des réunions d’équipe productives n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel appareil grâce au système téléphonique de bureau de Nextiva. Il offre une messagerie de groupe, une vidéoconférence, un partage de fichiers et une gestion des tâches tout en un.
Une fois que vous aurez décidé quels outils votre équipe utilisera, vous voudrez les ajouter à la politique de télétravail de votre entreprise.

2) Créez une politique de télétravail

Les entreprises doivent modifier leur culture professionnelle pour favoriser un lieu de travail flexible. Tout comme vous avez une politique de travail en interne, vous voudrez établir une politique de télétravail.

Rencontrez les responsables de votre service pour discuter de ce qu’ils attendent de leurs télétravailleurs. Élaborez des procédures et des politiques pour :

quels employés peuvent travailler à distance
les heures et les horaires
les limites entre vie professionnelle et vie privée pour éviter l’épuisement professionnel
Les évaluations de performance et les augmentations
les allocations pour l’équipement de bureau à domicile ou les espaces de travail en commun
Équipement, cybersécurité et outils/logiciels
la communication (comme les contrôles quotidiens ou les appels vidéo hebdomadaires).
Assurez-vous que chaque employé approuve ces procédures afin qu’il sache ce que l’on attend de lui. Il y aura ainsi moins de confusion à l’avenir.

Le télétravail dans le futur

Les experts prévoient que 73 % de toutes les équipes embaucheront des travailleurs à distance d’ici 2028. Vous ne voulez pas que votre entreprise reste à la traîne, car le travail à distance devient la nouvelle norme pour de nombreuses entreprises.

L’essor des technologies basées sur le cloud et la préférence des employés pour les emplois à distance signifient que le télétravail est l’avenir. Le passage au télétravail permettra à votre entreprise de réaliser des économies, d’accroître la satisfaction de ses employés et d’augmenter sa productivité.

Si vous mettez en place une politique de travail mobile et que vous choisissez les bons outils, vous placerez votre équipe sur la voie du succès à long terme.