Une meilleure gestion de projet informatique grâce au GTD (Getting Things Done) et l’organisation

Pour de nombreux professionnels de l’informatique, la mise en place et le fonctionnement du serveur d’échange de documents (DEDS) est le plus grand défi qu’ils doivent relever lorsqu’ils créent une nouvelle entreprise. Former votre équipe et la configurer pour fonctionner sur la nouvelle plate-forme Exchange peut prendre du temps et prêter à confusion, et de nombreuses entreprises qui tentent d’économiser du temps et de l’argent en mettant en place un système DEDS constatent que leurs équipes perdent rapidement la capacité de travailler de manière coordonnée. En suivant les bonnes étapes, cependant, vous pouvez vous assurer que votre nouveau système DEDS fonctionnera correctement et réduire tout temps d’arrêt que votre entreprise pourrait subir.

Voici quelques-unes de ces étapes utiles.

Formez vos équipes au modèle GTD

Votre première étape doit consister à former votre équipe sur la façon de travailler avec le modèle GTD existant. Cela signifie qu’il faut créer toutes les informations et documents techniques nécessaires pour les nouvelles tâches de votre hiérarchie GTD, puis former le personnel à l’utilisation correcte de ces tâches dans Outlook. L’utilisation des données techniques existantes dans la boîte de réception en utilisant les filtres du volet de navigation supérieur, ou en créant ou en mettant à jour le contexte de base existant de l’e-mail, aidera à former vos équipes sur la manière d’effectuer les différentes tâches qui se produisent lorsqu’un e-mail est reçu ou envoyé.

Documentez vos meilleures pratiques de votre système GTD

Votre deuxième étape devrait consister à établir les meilleures pratiques d’utilisation des systèmes GTD. C’est ce qu’on appelle aussi le Knowledge Management. Par exemple, utiliser les mêmes modèles génériques pour toutes vos tâches est une bonne pratique à suivre. Il est également important d’avoir un comportement cohérent. De nombreuses entreprises commettent l’erreur de changer le modèle générique d’une tâche une fois qu’elles l’ont déplacée à l’emplacement approprié sur le système GTD. Le scénario qui en résulte est que lorsque cette tâche est terminée, l’e-mail qui a été ouvert affichera le même modèle que celui qui était affiché dans la boîte de réception de l’expéditeur initial. D’autre part, si une nouvelle tâche est nécessaire et qu’elle n’apparaît pas dans le modèle générique, elle doit être ajoutée au contexte générique approprié.

Suivez les modifications apportées au GTD

Une erreur courante consiste pour le personnel informatique à développer des raccourcis en déplaçant des éléments d’un contexte à un autre dans la hiérarchie GTD. Cela peut entraîner des conflits de fusion, car les départements peuvent essayer d’utiliser ces raccourcis dans leurs propres tâches. Par exemple, si deux examens hebdomadaires doivent être traités, la procédure consisterait à créer un nouveau contexte GTD, à enregistrer l’ancienne tâche et à la déplacer vers la semaine appropriée. Cependant, cela pourrait poser problème car la personne suivante qui modifie la tâche pourrait être tentée de la déplacer à la semaine suivante puis de la modifier à nouveau pour la semaine en cours. La meilleure solution pour cela est de fusionner les deux semaines, ou au moins de mettre à jour les conditions qui les obligent à le faire.

Utilisez des boucles ouvertes

Un autre aspect important de l’organisation des GTD et des e-mails consiste à organiser vos boucles ouvertes, ou flux de travail. Une boucle ouverte est simplement une tâche ou une série de tâches qui sont exécutées en permanence par un système interne. La plupart du temps, vous n’aurez pas à vous préoccuper de l’organisation des boucles ouvertes, mais il est vital de garder votre boucle ouverte afin que tout le monde puisse y accéder facilement. Si vous avez dix destinataires d’e-mails pour un projet particulier, il serait bon de les regrouper par département et de créer une tâche générique qu’ils ouvriront tous chaque semaine.

Hiérarchisez les tâches par ordre d’importance ou de priorité

Un autre aspect important du GTD et de l’organisation est la hiérarchisation des tâches. La plupart des gens ne font pas attention aux dates d’échéance de leurs tâches les plus importantes, et si elles ne sont pas classées par ordre de priorité, elles sont « faites » plus tôt que nécessaire. Si vous voulez vous assurer qu’un courriel important est reçu à temps par son destinataire, dressez une liste de toutes les dates d’échéance par ordre de priorité. Puis, pour chaque e-mail, cochez la date d’échéance afin de savoir où concentrer vos efforts d’organisation et de gestion. Pour cela vous pouvez utiliser le bloc to-do-list de l’outil Notion.

Une tâche dans un dossier générique peut convenir à quelqu’un, mais il n’est pas toujours nécessaire d’étiqueter chaque élément. Il est très facile d’ajouter par erreur des étiquettes sur des tâches qui ne devraient pas vraiment être étiquetées. En fait, il est parfois possible d’ignorer une tâche ou de la marquer comme « sans importance ». Si vous avez dix e-mails non ouverts d’un destinataire particulier, vous aurez dix GTD ouvertes, mais si vous organisez vos tâches par département, alors vous aurez probablement moins de dix GTD ouvertes. En effet, il y a forcément des e-mails qui doivent être ouverts tous les jours, tandis que d’autres ne doivent pas être ouverts du tout ou être stockés dans le dossier de courrier indésirable. Afin d’éviter d’ajouter des tâches inutiles à votre boîte de réception, triez et étiquetez vos GTD ouverts de manière appropriée.

Le marquage de vos tâches est un moyen très simple et efficace d’organiser votre GDT et de rester sur la bonne voie dans vos efforts de gestion de projet. Si vous organisez votre GDT en fonction des dates d’échéance, des étiquettes, des niveaux de priorité, etc., vous ne serez pas tenté de sauter une tâche ou de reporter une autre date d’échéance à l’avenir. Un excellent système pour organiser vos tâches et vos listes de tâches est d’utiliser un tableau de tâches, qui est simplement une feuille de papier avec quelques colonnes pour les étiquettes et des onglets pour les sous-tâches. Lorsque vous rencontrez une tâche difficile ou fastidieuse, vous pouvez l’étiqueter et la déplacer vers l’onglet d’une sous-tâche.