Pourquoi et comment faire un livret d’accueil pour son entreprise

Pour bien réussir un recrutement, il est indispensable d’accueillir le nouveau salarié de la meilleure des manières. Le livret d’accueil est un outil mis à disposition des ressources humaines qui doit permettre de pouvoir intégrer très facilement le salarié dans son nouvel espace de travail.

Pourquoi le livret d’accueil est-il indispensable pour les moyennes et grandes structures ? Quelles informations faut-il mettre à l’intérieur ?

Qu’est-ce qu’un livret d’accueil ?

Le livret d’accueil est un document papier ou numérique qui contient des informations destinées aux nouveaux collaborateurs de l’entreprise. Il contient des informations destinées à accompagner le nouveau salarié pour qu’il puisse prendre ses marques rapidement dans son nouvel environnement de travail.

Les informations présentes dans le livret doivent être mises à jour régulièrement afin de prendre en compte les modifications qui peuvent intervenir dans l’entreprise ou sur le lieu de travail.

Pourquoi un livret d’accueil est-il indispensable ?

Le livret d’accueil va avoir plusieurs objectifs. Le premier est de donner des réponses rapides aux salariés sur des questions récurrentes ou complexes et qui nécessitent une réponse écrite. Cela permet aux ressources humaines d’économiser du temps et cela rend les collaborateurs opérationnels plus rapidement.

Le deuxième objectif du livret d’accueil et de faire transparaître l’identité et la culture de l’entreprise. Il permet de fidéliser les salariés et doit leur faire comprendre qu’ils font parti d’une grande famille. C’est pour cela que de nombreux livrets d’accueil commencent par un message du directeur ou du responsable de l’entreprise.

Que doit contenir le livret d’accueil ?

Même si la structure et le contenu de chaque livret d’accueil peut changer, on trouve généralement quatre parties principales : un message d’accueil du dirigeant, une présentation de l’entreprise, des informations sur le fonctionnement au sein de l’entreprise et enfin des informations pratiques.

Le message du dirigeant

Le message de dirigeant, même s’il n’est pas personnalisé, va donner au nouvel arrivant le sentiment d’être un rouage important de l’entreprise. Le message peut également expliquer de manière exhaustive la vision globale de l’entreprise, sa culture et ses objectifs.

La présentation de la société

Il est de coutume de présenter la société sur quelques pages. Cette présentation doit donner aux salariés des informations détaillées sur histoire de l’entreprise, ses produits et services et les marchés sur lesquels elle possède ses activités. Cette présentation va également détailler l’organisation de l’entreprise avec le rôle de chaque service et parfois même un organigramme.

Le fonctionnement de l’entreprise

Cette partie du livret permet de savoir qui fait quoi dans l’entreprise. On peut y détailler les noms des services ou des référents au niveau de la santé, des ressources humaines, de la sécurité.

Cette partie contient les informations sur les processus pour la demande de congé ou sur la demande de matériel et de fournitures et leur utilisation. Certaines entreprises, comme celle du domaine du BTP par exemple, vont ajouter des informations sur la sécurité et l’hygiène.

On peut également y inclure des informations sur la convention collective de l’entreprise, le comité d’entreprise et les délégués du personnel.

Les informations pratiques

Certaines informations sur le fonctionnement de l’entreprise peuvent apparaître dans les informations pratiques. Et vice et versa.

Généralement, les informations pratiques concernent les plans d’accès à l’entreprise : une carte avec l’emplacement de la société et les commodités autour (arrêt de bus, stations-service, restaurants…).

Les informations sur la complémentaire santé de l’entreprise ou sur l’existence de cafétérias et de tickets restaurant ont toute leur place dans cette partie. Enfin, il est nécessaire d’y inscrire les horaires de relevage du courrier ou encore des informations sur l’épargne salariale ou la participation.

Les avantages et les inconvénients d’un livret d’accueil numérique

Il y a de nombreux avantages à fournir le livret d’accueil en format digital.

Le premier est bien sûr d’économiser du papier; c’est positif pour les finances de l’entreprise mais aussi pour la planète. Aussi, le format digital est facilement modifiable. Une entreprise est en constante mutation. Que feriez-vous si vous aviez imprimé des centaines de livres d’accueil et que vous deviez modifier quelques informations ?

Ils finiront sans doute à la poubelle. L’autre avantage du livret d’accueil digital est qu’il peut être envoyé rapidement par e-mail. Le salarié peut ainsi lire ce document sur son ordinateur ou sur son téléphone. Il peut ainsi le consulter quand il le souhaite.

Il y a peu de désavantages à réaliser le livret d’accueil en format numérique. De toute façon, le livret d’accueil sera réalisé au format numérique avant d’être imprimé. La question qui se pose donc la suivante: faut-il imprimer le livret d’accueil ou le fournir uniquement en version numérique ?

Une version physique de ce document peut lui donner davantage de valeur aux yeux du salarié. De plus, dans un monde où nous passons des heures chaque jour devant l’écran, une lecture sur un support physique peut être appréciée.